Использование информационных технологий в процессе оптимизации деловых коммуникаций предприятия

USING INFORMATION TECHNOLOGY IN OPTIMIZATION OF BUSINESS COMMUNICATION



Е.В. Бенза
Ye.V. Benza
elena.benza@yandex.ru
доцент кафедры информационных технологий, Государственный институт экономики, финансов, права и технологий, кандидат технических наук
associate professor, the Department of Information Technology, State Institute of Economics, Finance, Law and Technology, PhD in Engineering
г. Гатчина
Gatchina

Ключевые слова:

  • деловые коммуникации
  • архитектура предприятия
  • информационные технологии
  • внутренние коммуникации
  • внешние коммуникации
  • оптимизация коммуникаций
  • ситуационный подход
  • системный подход
  • «облачные» сервисы
  • Keywords:

  • business communication
  • architecture of enterprise
  • information technology
  • internal communication
  • external communication
  • optimization of communication
  • contingency approach
  • cloud services
  • Рассматривается возможность оптимизации внутренних и внешних коммуникаций предприятия при помощи современных информационных технологий, а также анализируется состав и функциональное назначение деловых коммуникаций, основные направления их оптимизации.

    We look at the opportunity to optimize internal and external communication of an enterprise by using modern information technology. We also analyze the contents and functionality of business communication as well as the key directions of its optimization.

    Обзор статьи

    Деловая коммуникация как одна из форм общения в области государственного управления, в юридической деятельности, в образовательной сфере и в любом бизнесе занимает особое место. Эта форма общения позволяет собирать информацию, проводить её анализ, систематизировать и классифицировать полученные сведения во внутренней и внешней деловой среде предприятия. Благодаря деловой коммуникации строится эффективное взаимодействие организации с партнёрами по бизнесу, клиентами, конкурентами, поставщиками и т.д. Организация на предприятии любой направленности оптимальных деловых коммуникаций позволит повысить уровень эффективности выполнения бизнес-процессов и приведёт к более рациональному использованию сотрудниками рабочего времени.
    Использование современных информационных технологий для оптимизации внутренних и внешних коммуникаций предприятия сделает работу организации более эффективной, а взаимодействие с внутренней и внешней деловой средой более быстрым и рациональным [1].
    Архитектура предприятия (АП) – это управление информацией и знаниями, а именно сбор и передача информации и знаний об использовании организацией информационных технологий (ИТ) в своей деятельности, а также принципы их использования и дополнительные возможности современных компьютерных разработок. Связующим звеном для систем, входящих в архитектуру предприятия, является конфигурация деловых коммуникаций фирмы.
    Учитывая то, что построение АП базируется на системном подходе и не может быть ограничено лишь рассмотрением отдельных компонентов, становится понятно, что рассмотрение архитектуры предприятия в масштабе всей организации откроет новые возможности и позволит решать проблемы, которые просто невозможно решить на более «низком уровне». Например, это позволит сделать эффективнее совместную работу подразделений, а также наладить связь между отдельными элементами, что приведет к экономии затрат и созданию более эффективных систем.
    В процессе развития ИТ появляется понятие информационно-технологической архитектуры масштаба предприятия. Название говорит о том, что она включает в себя не только технологические аспекты, но и аспекты, которые связаны с данными. Основной целью работ при этом является совместное использование общих данных, исключение дублирования бизнес-функций, координация управлениями ресурсами, пользователями, информационной безопасностью и т.д. [5].
    Данный подход обеспечивает более качественную организацию внутренних коммуникаций предприятия:
    ● единая информационная база с возможностью доступа к ней из подразделений предприятия (внутренняя деловая среда) и доступа из внешней деловой среды (поставщики, клиенты, партнеры, так называемая «микросреда бизнеса»);
    ● возможность распределения прикладных функций подсистем для разных подразделений фирмы;
    ● решение задач, являющихся общими для различных подразделений предприятия, например, вопросы взаимодействия и интеграции. Полученные преимущества относятся, прежде всего, к оперативной деятельности организации [3].
    Следует отметить, что в приведённых выше трактовках главное место занимает создание бизнес-модели или архитектуры предприятия, а информационные технологии рассматриваются как инструмент, необходимый для поддержки, имеющейся на предприятии оперативной деятельности, направленной на достижение установленных задач. Из этого мы делаем вывод, что приобретенные дополнительные возможности, в первую очередь, позволят организовать корректировку бизнес-архитектуры, а затем повлекут адекватные изменения в имеющихся на предприятии информационных системах.
    Главной задачей любой организации считается решение вопросов, связанных с взаимодействием с внутренней и внешней средой. Внутренняя среда организации содержит в себе потенциал, дающий ей возможность функционировать в определенный промежуток времени. Однако внутренняя среда также может являться причиной проблем, а также гибели организации в случае, если она не может обеспечить эффективной и правильной работы предприятия. К основным позициям, характеризующим внутреннюю среду организации, причисляют структуру организации, задачи организации, цели организации, людей, технологии [2].
    Внутреннюю среду можно определить как комплекс взаимодействующих структурообразующих частей организации. Внутренние коммуникации – всевозможные коммуникации внутри организации, ими являются как устные коммуникации, так и письменные; как виртуальные, так и непосредственные; как групповые, так и личные. Действенные внутренние коммуникации любых направлений – снизу вверх, сверху вниз и по горизонтали – одна из ключевых проблем всех организаций. Эффективная внутренняя коммуникация дает возможность установить ролевые взаимодействия и определить обязанности сотрудников. Процесс совершенствования внутренних коммуникаций необходимо регулярно поддерживать и изменять, чтобы соответствовать уровню развития фирмы [4].
    Внешняя среда организации, задачей которой считается бизнес, является сложным комплексом субъектов, систем и их отношений, как с организацией, так и между собой. Данный комплекс условно можно разделить на два сектора. Первый – пространство деловой среды для хозяйствующей деятельности субъекта, т.е. бизнеса. К этой среде можно отнести находящиеся в связях или в отношениях с фирмой субъекты и бизнес-системы. Ко второму сектору можно отнести субъекты и системы, деятельность которых влияет на бизнес-организации, но не имеющие между собой прямых связей.
    Задачей внешних коммуникаций является удовлетворение информационных потребностей, нормализация взаимосвязей с государственными органами, населением, поставщиками, клиентами. С поддержкой внешних коммуникаций складывается и поддерживается репутация фирмы.
    Оптимизация коммуникационной среды может быть выполнена, основываясь на определенных критериях, характеризующихся выбранными параметрами эффективности [5]. Задача оптимизации определена в том случае, когда известны: критерий оптимальности, математическая модель процесса, изменяемые параметры, влияющие на эффективность процесса, границы конструктивных возможностей системы, ограничение экономических условий, технологическое и аппаратное обеспечение системы и др.

    Список использованной литературы

    1. Гагарина Л.Г. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем. М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2013.
    2. Романова Ю.Д. [и др.]. Информационные технологии в управлении персоналом / Рос. экономический ун-т им Г.В. Плеханова. М.: Юрайт, 2014. 291 с.
    3. Кондратьев В.В. Управление архитектурой предприятия. Пакет мультимедийных приложений. М.: ИНФРА-М, 2015. 358 с.
    4. Папкова О.В. Деловые коммуникации. М.: Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2014. 160 с.
    5. Репин В.В. Бизнес-процессы: Моделирование, внедрение, управление. 2-е изд. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. 512 с.
    6. Шлапак О.А. Методы оптимизации коммуникационной среды предприятия // Российский Академический Журнал. 2012. № 4. Т. 22.

    РФ, Ленинградская область, г. Гатчина, ул. Рощинская, д. 5 к.2