Деловая коммуникация как одна из форм общения в области государственного управления, в юридической деятельности, в образовательной сфере и в любом бизнесе занимает особое место. Эта форма общения позволяет собирать информацию, проводить её анализ, систематизировать и классифицировать полученные сведения во внутренней и внешней деловой среде предприятия. Благодаря деловой коммуникации строится эффективное взаимодействие организации с партнёрами по бизнесу, клиентами, конкурентами, поставщиками и т.д. Организация на предприятии любой направленности оптимальных деловых коммуникаций позволит повысить уровень эффективности выполнения бизнес-процессов и приведёт к более рациональному использованию сотрудниками рабочего времени.
Использование современных информационных технологий для оптимизации внутренних и внешних коммуникаций предприятия сделает работу организации более эффективной, а взаимодействие с внутренней и внешней деловой средой более быстрым и рациональным [1].
Архитектура предприятия (АП) – это управление информацией и знаниями, а именно сбор и передача информации и знаний об использовании организацией информационных технологий (ИТ) в своей деятельности, а также принципы их использования и дополнительные возможности современных компьютерных разработок. Связующим звеном для систем, входящих в архитектуру предприятия, является конфигурация деловых коммуникаций фирмы.
Учитывая то, что построение АП базируется на системном подходе и не может быть ограничено лишь рассмотрением отдельных компонентов, становится понятно, что рассмотрение архитектуры предприятия в масштабе всей организации откроет новые возможности и позволит решать проблемы, которые просто невозможно решить на более «низком уровне». Например, это позволит сделать эффективнее совместную работу подразделений, а также наладить связь между отдельными элементами, что приведет к экономии затрат и созданию более эффективных систем.
В процессе развития ИТ появляется понятие информационно-технологической архитектуры масштаба предприятия. Название говорит о том, что она включает в себя не только технологические аспекты, но и аспекты, которые связаны с данными. Основной целью работ при этом является совместное использование общих данных, исключение дублирования бизнес-функций, координация управлениями ресурсами, пользователями, информационной безопасностью и т.д. [5].
Данный подход обеспечивает более качественную организацию внутренних коммуникаций предприятия:
● единая информационная база с возможностью доступа к ней из подразделений предприятия (внутренняя деловая среда) и доступа из внешней деловой среды (поставщики, клиенты, партнеры, так называемая «микросреда бизнеса»);
● возможность распределения прикладных функций подсистем для разных подразделений фирмы;
● решение задач, являющихся общими для различных подразделений предприятия, например, вопросы взаимодействия и интеграции. Полученные преимущества относятся, прежде всего, к оперативной деятельности организации [3].
Следует отметить, что в приведённых выше трактовках главное место занимает создание бизнес-модели или архитектуры предприятия, а информационные технологии рассматриваются как инструмент, необходимый для поддержки, имеющейся на предприятии оперативной деятельности, направленной на достижение установленных задач. Из этого мы делаем вывод, что приобретенные дополнительные возможности, в первую очередь, позволят организовать корректировку бизнес-архитектуры, а затем повлекут адекватные изменения в имеющихся на предприятии информационных системах.
Главной задачей любой организации считается решение вопросов, связанных с взаимодействием с внутренней и внешней средой. Внутренняя среда организации содержит в себе потенциал, дающий ей возможность функционировать в определенный промежуток времени. Однако внутренняя среда также может являться причиной проблем, а также гибели организации в случае, если она не может обеспечить эффективной и правильной работы предприятия. К основным позициям, характеризующим внутреннюю среду организации, причисляют структуру организации, задачи организации, цели организации, людей, технологии [2].
Внутреннюю среду можно определить как комплекс взаимодействующих структурообразующих частей организации. Внутренние коммуникации – всевозможные коммуникации внутри организации, ими являются как устные коммуникации, так и письменные; как виртуальные, так и непосредственные; как групповые, так и личные. Действенные внутренние коммуникации любых направлений – снизу вверх, сверху вниз и по горизонтали – одна из ключевых проблем всех организаций. Эффективная внутренняя коммуникация дает возможность установить ролевые взаимодействия и определить обязанности сотрудников. Процесс совершенствования внутренних коммуникаций необходимо регулярно поддерживать и изменять, чтобы соответствовать уровню развития фирмы [4].
Внешняя среда организации, задачей которой считается бизнес, является сложным комплексом субъектов, систем и их отношений, как с организацией, так и между собой. Данный комплекс условно можно разделить на два сектора. Первый – пространство деловой среды для хозяйствующей деятельности субъекта, т.е. бизнеса. К этой среде можно отнести находящиеся в связях или в отношениях с фирмой субъекты и бизнес-системы. Ко второму сектору можно отнести субъекты и системы, деятельность которых влияет на бизнес-организации, но не имеющие между собой прямых связей.
Задачей внешних коммуникаций является удовлетворение информационных потребностей, нормализация взаимосвязей с государственными органами, населением, поставщиками, клиентами. С поддержкой внешних коммуникаций складывается и поддерживается репутация фирмы.
Оптимизация коммуникационной среды может быть выполнена, основываясь на определенных критериях, характеризующихся выбранными параметрами эффективности [5]. Задача оптимизации определена в том случае, когда известны: критерий оптимальности, математическая модель процесса, изменяемые параметры, влияющие на эффективность процесса, границы конструктивных возможностей системы, ограничение экономических условий, технологическое и аппаратное обеспечение системы и др.
