Организация учебного процесса любого учебного заведения включает в себя: разработку учебного плана, разработку графика учебного процесса, организацию процесса обучения, организацию приема и выпуска студентов, ведение табеля и учет оплаты преподавателей. Одна из важнейших задач– это эффективная и рациональная организация учебного процесса, мониторинг и контроль успеваемости студентов. В современных условиях, когда информационные технологии вошли в повседневную жизнь, имеется возможность создать единое информационное пространство на уровне учебного заведения, что позволит оперативно получать достоверную информацию, эффективно планировать и контролировать основные процессы.
В качестве средства по хранению, упорядочению, обработке и извлечению информации целесообразно использовать систему управления базами данных (СУБД). База данных (БД) – это совокупность специальным образом организованных данных, хранящихся на электронных носителях. Главная задача базы данных – это хранение данных, относящихся к определенной предметной области в одном или нескольких местах, таким способом, который позволяет исключить дублирование информации. Создание баз данных преследует две основные цели: понизить избыточность данных и повысить их надежность [1].
Государственный институт экономики, финансов, права и технологий (ГИЭФПТ) основан в 1996 году по распоряжению Правительства Ленинградской области. Сегодня ГИЭФПТ – ведущий вуз области, один из лучших в Северо-Западном федеральном округе РФ, включен в Национальный Реестр «Ведущие образовательные учреждения России», «Ведущие научные учреждения России». В 2008 г. ГИЭФПТ стал лауреатом премии правительства Ленинградской области по качеству, в 2011 г. сертифицирована система менеджмента качества на соответствие стандарту ГОСТ Р ИСО 9001–2008.
ГИЭФПТ – конкурентоспособный, динамично развивающийся вуз, в нем обучается свыше 5 тыс. студентов из 37 субъектов Российской Федерации. Обучение ведется на бюджетной и договорной основе. В вузе – 14 кафедр, на которых работает высококвалифицированный профессорско-преподавательский состав (73% преподавателей имеют ученые степени и звания) [2].
Заочный факультет (ЗФ) Государственного института экономики, финансов, права и технологий – самый востребованный и многочисленный факультет вуза. За 20 лет существования факультета высшее образование получили свыше 7000 чел.
Более половины студентов – это жители Гатчины и Гатчинского района, около 30% – Санкт-Петербурга, кроме того, на факультете учатся проживающие в других муниципальных образованиях Ленинградской области и регионах РФ.
Студенты отмечают следующие достоинства и преимущества получения высшего образования на заочном факультете нашего вуза:
● на заочном факультете работают высококвалифицированные преподаватели (свыше 70% имеют ученую степень и звание);
● доступная стоимость обучения (в 2016–2017 учебном году);
● в вузе накоплен опыт организации учебного процесса по заочной форме обучения, отработаны методики преподавания и контроля знаний, разработаны необходимые учебные пособия;
● в распоряжении студентов замечательная библиотека вуза, учебный фонд которой насчитывает 80 тыс. экземпляров,
● для удобства работы создан электронный каталог, имеется свободный доступ в Интернет и систему «КонсультантПлюс», доступ к электронной библиотеке;
● при организации образовательного процесса на заочном факультете используются элементы дистанционного обучения, на сайте вуза размещены задания для самостоятельной работы и вопросы к экзаменам в разделе соответствующей кафедры, современные компьютерные технологии позволяют решить проблему контакта преподавателя и студента в период между сессиями, дают возможность оперативного получения консультаций при решении учебных задач [3].
Основной функцией заочного деканата является организация учебного процесса, данная функция отражается в трех направлениях: организация работы с персоналом, организация работы с преподавателями и организация работы со студентами. Все направления деятельности деканата заочного факультета взаимосвязаны между собой. Схематически функциональную структуру заочного факультета (ЗФ) можно представить в виде схемы (схема 1).
Специалисты ЗФ имеют 3 рабочие станции, оборудованные настольными компьютерами на базе Windows XP. Рабочие станции в деканате оборудованы компьютерами на базе процессора Intel® Celeron® CPU 2,80 GHz, с установленной ОЗУ 1гб, тип операционной системы – 32-разрядная, активированная Windows XP, оценка производительности – 2,9, присутствует интегрированная модель видеоадаптера Intel® G33/G31 Express Chipset Family. Все студенты, которые обращаются в деканат, получают ответы на свои вопросы именно здесь. Помимо обработки повседневных студенческих проблем в этой части деканата решаются различные организационные задачи: составление списков студентов, составление направлений на пересдачу и списка должников. Также имеется полный архив документов по разработке учебного плана, разработке учебного графика, организации процесса обучения, приема и выпуска студентов, ведения рабочего учета и плана выплаты заработной платы преподавателям. Специалисты сталкиваются с большим объемом рутинной работы, которая может быть автоматизирована.